Entenda de uma vez por todas como funciona uma transportadora

Os processos de uma empresa de transporte vão muito além da gestão das entregas para os clientes. Contudo, muitas pessoas desconhecem como funcionam as operações, quem são os profissionais envolvidos e como o cálculo de frete é feito, ou seja, como funciona uma transportadora — vista por dentro.

Pensando nisso, resolvemos elaborar o artigo de hoje e falar mais sobre essas questões. Quer saber mais? Então continue com a leitura e confira agora mesmo!

COMO FUNCIONA UMA TRANSPORTADORA: PRINCIPAIS PROCESSOS

Além das rotinas administrativas — inerentes a todas as empresas, independentemente do ramo —, uma transportadora precisa lidar com outros processos, e os principais deles são:

GESTÃO DA MANUTENÇÃO

Manter o cuidado com a frota é fundamental para garantir o bom estado dos veículos e um bom desempenho nas entregas, evitar riscos de acidentes e ter uma previsão mais acertada sobre os custos da operação.

Para isso, muitas transportadoras adotam rotinas de manutenções preditivas, preventivas e corretivas.

CONSOLIDAÇÃO DAS CARGAS

O processo de consolidação das cargas consiste no agrupamento dos pedidos com base na localização dos clientes. Ele é feito com o objetivo de tornar o transporte mais eficiente, aumentando o aproveitamento da capacidade dos veículos e criando rotas otimizadas.

PLANEJAMENTO DE ROTAS

Esse processo é responsável por definir os percursos de entrega com base em diversas variáveis — como a quantidade de pontos a serem atendidos, a distância percorrida, gasto com combustível, restrições no trânsito, restrições dos clientes, entre outros aspectos.

Com o uso de um roteirizador, consegue-se elaborar um percurso mais eficiente — otimizando os gastos e reduzindo o tempo necessário para concluir as entregas.

MONITORAMENTO DAS ENTREGAS

A rotina de monitoramento das cargas é realizada a fim de acompanhar os veículos durante o trajeto e identificar qualquer ocorrência que possa prejudicar o processo. Tornando-se possível usar essas informações para informar os clientes e equilibrar as expectativas. Para isso, são usados recursos tecnológicos como telemetria, dispositivos rastreados e aparelhos para comunicação.

GERENCIAMENTO DE RISCOS

O gerenciamento de riscos é um processo crucial dentro das transportadoras, principalmente pelo fato de lidar com mercadorias de terceiros e ser responsável por elas. Desse modo, ele estabelece práticas que minimizam as chances de ocorrerem extravios, perdas, roubos, entre outras atividades que podem comprometer a integridade das mercadorias transportadas.

Ele também estabelece estratégias para prevenir sinistros no transporte, como acidentes, incêndios e quebras de veículos, além de adotar procedimentos que geram maior segurança para o condutor, o automóvel e a carga transportada.

COBRANÇA DE FRETE

Por fim, um dos processos mais essenciais e também mais importantes para que o transportador consiga manter seu negócio é a cobrança de frete. Essa precificação deve englobar, além do cálculo realizado sobre o peso da mercadoria, o valor da mercadoria, a distância a percorrer, as taxas específicas — de acordo com a necessidade especial dos embarcadores —, e informações sobre a localidade, as restrições municipais, as áreas de risco e principalmente dados dos destinatários, como:

• entrega em regiões de alto risco de roubo de cargas;

• dificuldades de acesso;

• restrições municipais de veículos de carga;

• horário específico de recebimento;

• tempo de permanência para descarga;

• agendamentos de entrega;

• exigência de carro dedicado;

• paletização;

• separação por SKU (Stock Keeping Unit — Unidade de Manutenção de Estoque);

• cobranças excedentes de descarga;

• seguros obrigatórios e facultativos;

• volumetria da carga (cubagem);

• equipamento necessário para manuseio;

• equipe necessária para operação;

• treinamento, reciclagem e atualização para os colaboradores.

PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS

A quantidade de colaboradores e as funções que eles exercem variam entre as empresas, principalmente de acordo com o seu porte. Contudo, de maneira geral, podemos dizer que os principais profissionais são:

• gestão: gerentes, coordenadores e supervisores;

• analistas: pessoas que executam atividades de nível tático, fazem análises e auxiliam a gestão na tomada de decisão;

• assistentes: profissionais que realizam atividades menos complexas que os analistas, mas ainda não estão no patamar operacional. Envolve a emissão de documentos, por exemplo;

• auxiliares: profissionais responsáveis pela separação e organização das cargas, além do carregamento dos veículos;

• conferentes: responsáveis pela conferência das cargas em todos os processos de movimentação;

• motoristas: profissionais que devem ser bem-treinados e ter condições psicológicas apropriadas devido ao manuseio de veículo pesado, evitando, assim, acidentes que possam trazer resultados gravíssimos.

COMO É FEITO O CÁLCULO DE FRETE

A formação do preço de frete é uma das maiores dúvidas a respeito de como funciona uma transportadora. Os critérios usados nos cálculos também podem variar de empresa para empresa, contudo, de maneira geral, compreendem:

FRETE PESO

O frete peso está ligado ao tamanho que a carga ocupa dentro do veículo e o seu peso bruto. Para encontrar o valor, utiliza-se o maior número entre os dois. Ou seja, se o peso cubado é maior que o peso físico, é ele que entra no cálculo.

O objetivo é criar um sistema de cobrança mais justo, haja vista que podem haver itens muito volumosos, mas com um peso baixo (ocupando grande parte do veículo, impedindo que a capacidade em kg seja alcançada) ou mercadorias pequenas, que são muito pesadas (ocupando um espaço pequeno, mas consumindo grande parte da capacidade em kg).

FRETE VALOR OU AD VALOREM

O frete valor é calculado com base no valor da nota fiscal. O principal objetivo é cobrir custos necessários para manter a integridade da carga e cuidados especiais, como manutenção dos veículos evitando entrada de água e acidentes, plataformas, paleteiras, gaiolas, empilhadeiras, seguro (RCTR-C — Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga) e demais seguros de responsabilidade civil (como serviços de escolta) — fatores que encarecem o frete.

DISTÂNCIA PERCORRIDA

Esse é um dos pontos mais básicos na composição do preço de frete. As variáveis entre distância e valor são diretamente proporcionais, ou seja, destinos mais afastados têm um custo maior — dado ao consumo de combustível necessário.

CARACTERÍSTICAS DA CARGA

Se os produtos transportados precisam de atenção especial (como perecíveis, valiosos e visados), requerendo uma tratativa diferenciada por parte da transportadora, o valor cobrado sobe.

Isso é necessário para cobrir os custos com embalagens reforçadas, veículos especiais, investimentos em contratação de seguros extras, entre outros.

CARACTERÍSTICAS DO DESTINATÁRIO

Nessa categoria, entram questões relacionadas à dificuldade na entrega, periculosidade ou dificuldade de acesso.

COMPONENTES DO FRETE

A definição do valor do frete também envolve a cobrança de algumas taxas, sendo as principais:

• dificuldade na entrega (TDE), ligada a características do destinatário;

• dificuldade no acesso (TDA), ligada a características do local;

• restrição de trânsito (TRT), ligada a restrições municipais de veículos de carga;

• agendamento (TAG), ligada a procedimentos do destinatário;

• carro dedicado (TCD), ligada a exigências do destinatário;

• administração SEFAZ (TAS), ligada a entraves fiscais;

• gerenciamento de risco e segurança (GRIS): taxa cobrada sobre o valor da nota fiscal com o objetivo de cobrir os custos da segurança da carga, como prevenção de risco e combate ao roubo de cargas, tecnologia embarcada no veículo, vigilância nos terminais, central de gerenciamento de veículos, coletores de dados, etiquetas com código de barras e seguro de RCF-DC;

• coleta e entrega (despacho); ligada ao custo administrativo e operacional da coleta e entrega;

• reentrega: casos em que o pedido precisa ser reenviado (por recusa ou ausência do cliente, por exemplo);

• frete mínimo: definição de um valor mínimo de frete para envio. Caso os itens não alcancem o valor mínimo necessário, cobra-se esse valor.

TRIBUTOS E PEDÁGIOS

Por fim, o valor de frete também sofre a incidência dos tributos (ICMS, por exemplo) e dos pedágios cobrados na rota estabelecida.

PRINCIPAIS DESAFIOS DE UMA TRANSPORTADORA

Assim como qualquer outro negócio, uma transportadora também tem seus desafios gerais, como aquisição de clientes, redução de custos, concorrência, entre outros. Do mesmo modo, ela conta com dificuldades inerentes ao seu ramo de atuação, dos quais separamos os principais a seguir:

FORMAÇÃO DE UMA EQUIPE CAPACITADA

Para que uma transportadora atue com eficiência e dinamismo, ela precisa de uma equipe devidamente capacitada. Contudo, nem sempre é fácil atrair e reter talentos da área logística, principalmente por se tratar de um setor concorrido, que tem se tornado cada vez mais tecnológico.

Por isso, é preciso não só investir em processos de seleção otimizados, mas também realizar treinamentos para capacitar os colaboradores com as qualificações técnicas desejadas pela empresa, especialmente em relação à tecnologia.

ESTRADAS EM MAU ESTADO DE CONSERVAÇÃO

Um dos grandes desafios de uma transportadora é a superação das más condições de grande parte das estradas brasileiras, principalmente devido aos investimentos inadequados nas rodovias do país. Isso acarreta uma série de problemas, como falta de sinalização, trechos esburacados, deterioramento das pistas, entre outros fatores que diminuem a velocidade das entregas, acarretam custos e geram riscos de segurança para motoristas, cargas e veículos.

De acordo com dados da 20° Edição da Pesquisa CNT de Rodovias, de 2016, feita pela Confederação Nacional do Transporte (CNT), 69,3% da extensão total das rodovias do país avaliadas (103.259 km²) apresentam algum tipo de desgaste. Desse total, 17,3% possuem trincas ou remendos, enquanto que 48,3% têm deficiências no pavimento, 77,9% na geometria e 51,7% na sinalização.

Tais aspectos comprometem a eficiência dos processos de transporte, distribuição e entrega, além de diminuir a competitividade do setor. Também provocam desgastes nos veículos, os quais precisam passar por mais manutenções e consertos, gerando mais custos.

SEGURANÇA NAS ESTRADAS

Conforme estudo publicado pela Federação das Indústrias do Rio de Janeiro (Firjan), apenas em 2016 houve 22.551 ocorrências de roubos de cargas no país, o que gerou prejuízo financeiro de R$ 1,4 bilhão. Dessa quantia, 9.862 casos aconteceram no Rio de Janeiro, enquanto que 9.943 foram nas estradas de São Paulo.

Isso evidencia a falta de segurança nas estradas do país, o que provoca sérios prejuízos para muitas transportadoras, que acabam por repassá-los para os preços das mercadorias. Além do mais, os sistemas, processos e técnicas adotados para proteção contra esses roubos, incluindo os seguros contratados, também oneram os serviços de transportes.

O QUE LEVAR EM CONTA AO ESCOLHER UMA TRANSPORTADORA

Quem pretende escolher uma transportadora com o propósito de enviar materiais precisa atentar a alguns critérios para tomar uma boa decisão. Caso contrário, poderá ter problemas com suas entregas — como atrasos, desvios de mercadorias ou quebras —, o que certamente gerará insatisfação por parte de clientes que aguardam seus produtos. Por isso, avalie os seguintes pontos:

PROCESSOS DE FUNCIONAMENTO

Uma transportadora de confiança precisa ter processos logísticos otimizados, amparados nas melhores práticas do setor e passíveis de personalização. Se possível, é importante checar se ela conta com tecnologias de rastreamento em tempo real, para que você saiba onde se encontra sua mercadoria e se as entregas possuem seguros. Dessa forma, você ficará mais tranquilo, não precisando ligar a todo momento para checar se está tudo bem com seus produtos e se não há atrasos.

ATENDIMENTO PRESTADO AO CLIENTE

O atendimento da transportadora deve ser exemplar, de modo que seja agradável, cordial e proativo, isto é, você deve ser mantido informado sobre quaisquer ocorrências em relação as suas mercadorias e entregas. Avalie também como suas dúvidas são resolvidas e quais os canais de comunicação existentes para você fazer questionamentos, oferecer sugestões, pedir esclarecimentos etc.

ESTADO DE CONSERVAÇÃO DA FROTA

Verifique o estado de conservação da frota da transportadora, especialmente se você tem produtos frágeis ou que precisam ser entregues urgentemente. O mesmo vale para itens que requerem cuidados especiais, como refrigeração, conservação mínima ou proteção contra impactos.

Não é bom confiar em veículos que estejam em mau estado, sejam antigos ou tenham apresentado muitas quebras. Eles oferecem riscos acentuados, já que podem estragar no meio do caminho ou não suportar adequadamente a carga, o que gerará atrasos ou até perda de produtos — caso sejam perecíveis ou tenham prazo reduzido de vencimento.

SEGURANÇA OFERECIDA

Uma boa transportadora deve ter um gerenciamento de risco exemplar, empregando tecnologias que melhorem o monitoramento e proteção da carga. Além disso, ela precisa oferecer seguros para garantir que você não tenha prejuízos caso ocorram perdas, roubos ou avarias dos produtos transportados.

EQUIPE DE COLABORADORES

Verifique se os profissionais da empresa são bem-treinados, educados e se estão sempre prontos para atender você. Veja se eles estão preparados para lidar com sua carga, especialmente os motoristas, pois serão os responsáveis por levar e entregar as mercadorias no destino.

SUAS NECESSIDADES DE TRANSPORTE

Além de avaliar as transportadoras, você precisa ter uma boa ideia de quais são suas necessidades de transporte. Primeiro, avalie atentamente qual o tipo de produto que enviará para encontrar transportadoras que trabalham com ele. Desse modo, você agilizará o processo de seleção e ainda evitará perder tempo com empresas que não tem a expertise necessária para lidar com suas mercadorias.

Também se informe sobre quais transportadoras atendem as regiões de origem e destino das suas entregas, pois cada companhia pode ter um território de atuação diferente, mesmo que várias estejam na mesma cidade. Veja também os prazos de entrega, pois variam de uma companhia para outra. Por fim, estabeleça se sua carga será fracionada ou completa.

Entender como funciona uma transportadora pode não ser uma tarefa simples, mas é importante para conhecer melhor as operações, selecionar melhores parceiros de negócios, negociar fretes e tomar decisões mais acertadas para a sua empresa.

Se você quiser se aprofundar nos critérios para escolher bem uma transportadora, baixe nosso ebook com 8 dos principais itens a considerar na hora de fazer essa avaliação!