Organizar os contratos de logística é vital para a manutenção da eficiência dos processos da área. Com uma boa gestão dos arquivos, você evita informações desencontradas, confusões sobre dados ou mesmo a perda de conteúdos fundamentais para a estratégia do negócio.

E a área logística pede uma atenção especial, pois envolve documentos importantes — comprovantes fiscais e, especialmente, contratos de prestação de serviços firmados com transportadoras e outras empresas.

Por isso, preparamos esse post para ajudar você a desenvolver e otimizar fluxos de organização para esses documentos. Não deixe de conferir!

Organize os documentos por critérios definidos

A primeira coisa a fazer é separar todos os contratos de logística com base em critérios de organização. Você pode simplesmente usar a ordem alfabética ou optar por algo mais preciso, dividindo os contratos de acordo com as atividades relacionadas, por exemplo: transporte, entregas ou distribuição. Dá até para segmentar também com base nos departamentos envolvidos ou mais afetados por tipo de contrato, como financeiro, RH, fiscal etc.

Também é preciso guardá-los corretamente, de preferência, usando instrumentos de organização. Use recursos como caixas box, pastas suspensas e armários estruturados.

Lembre-se também de manter um registro dos contratos em um sistema, tabela ou planilha para facilitar a busca dos documentos posteriormente. Além disso, eles devem ficar separados dos outros arquivos — tais como notas fiscais, recibos, orçamentos e toda a documentação de transporte — para facilitar a busca por registros e informações.

Armazene os contratos de logística em um local específico

É importante contar com um bom local para armazenamento dos contratos de logística. Afinal, não guardar alguns tipos de documentos pode gerar problemas com o fisco, com clientes ou até mesmo junto a fornecedores e demais parceiros da empresa.

Para não ocorrer isso, é necessário escolher ou separar um lugar para o armazenamento de arquivos que:

  • tenha um bom tamanho;
  • permita a circulação de pessoas;
  • facilite a limpeza e organização dos materiais guardados.

Caso a companhia não disponha desse espaço, a solução pode ser alugar um por meio do self storage ou self-stockage.

Essa é uma solução que, em tradução livre, significa “autosserviço de armazenamento”. Ela envolve o aluguel de espaços específicos para guardar objetos diversos e até mesmo diferentes tipos de estoque. A segurança dos espaços é feita pela empresa que disponibiliza esse serviço.

Se você tiver muitos contratos digitais e outros documentos virtuais, o melhor é salvá-los na nuvem (cloud computing) para aumentar a segurança e a praticidade no acesso. Isso pode ser feito em serviços como:

  • Onedrive;
  • Google Drive;
  • Microsoft Azure;
  • Amazon Cloud Drive.

Alguns deles (como o da Microsoft e da Amazon) fornecem recursos específicos para empresas.

Outra opção é contratar uma solução de object storage (armazenamento de objetos) — tecnologia inovadora para guardar arquivos e outras informações — que comporta um grande volume de dados e tem boa escalabilidade.

Verifique os prazos mínimos de armazenagem recomendados

Para não ter problemas com o fisco, clientes ou parceiros, fique de olho no tempo mínimo de armazenagem dos contratos de logística e demais documentos da área. Assim, você fica protegido, diante de ocorrências como auditorias governamentais, processos jurídicos ou contestações sobre cláusulas contratuais, por exemplo.

Ao observar o prazo de guarda de documentos, você pode guardá-los da forma mais organizada possível, deixando o espaço necessário entre cada um. E, com essa informação, é possível descartar itens antigos, que não precisam mais ficar na empresa.

Até quando guardar cada contrato?

O armazenamento dos contratos deve ser feito até que os vínculos entre as partes envolvidas sejam extintos ou desfeitos. Veja alguns exemplos:

  • financiamentos de veículos ou maquinário devem ser guardados pelo menos até pagar todas as parcelas e desalienar os bens;
  • apólices de seguro precisam ser armazenadas por até um ano após o encerramento de suas vigências;
  • documentos de consórcios devem ser mantidos até o encerramento das atividades financeiras do grupo;
  • notas fiscais de bens duráveis ficam armazenadas pelo menos até terminar a vida útil deles. Mesmo depois do fim da garantia, podem surgir vícios ocultos.

De forma geral, um padrão comum para muitos documentos — como manifestos de carga, notas fiscais de serviços de transporte, ordens de coletas de cargas, entre outros — é de, em média, cinco anos de armazenagem.

No entanto, vale verificar a legislação da sua cidade, para ver se é preciso mais ou menos tempo para esses arquivos e para os demais, relacionados às atividades logísticas.

Adote uma solução de gerenciamento de documentos

Adotar uma plataforma de consulta e armazenamento de documentos (ou uma solução de gestão logística) permite gerenciar os contratos empregando diferentes critérios, como ano, fornecedor, valor etc.

Com ela, você também pode filtrar documentos fiscais eletrônicos — Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CT-es), Notas Fiscais eletrônicas (NF-es), Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFS-es) — usando elementos como:

  • código de barras;
  • etiquetas;
  • CFOP etc.

Existe também o GED (Gestão Eletrônica de Documentos), um grupo de tecnologias usadas no gerenciamento de documentos digitais. Essas soluções que você acesse arquivos virtuais rapidamente, por meio de navegadores com acesso a dados na nuvem ou de uma rede interna.

Implante uma metodologia de qualidade

Algumas metodologias de qualidade ajudam na administração dos contratos de logística e de outros documentos da empresa. Uma delas é o 5S, que se baseia em cinco princípios (ou sensos):

Utilização (Seiri)

Identifica o que é necessário para o negócio, ou seja, quais documentos devem ser preservados. Ficar com arquivos inúteis, cujo tempo mínimo de armazenamento expirou, atrapalha a organização e a busca por dados.

Organização (Seiton)

Busca ordenar os contratos, separando os mais consultados em locais de fácil acesso. Também inclui a padronização de nomenclaturas e critérios que facilitam o manuseio, ajudando a localizar, reabastecer e repor cada em seu lugar de origem.

Saúde e limpeza (Seiso)

Mantém a limpeza nos arquivos e documentos para evitar acúmulo de poeira, sujeira e insetos que podem prejudicar consultas e outras atividades. Também envolve o descarte de itens não usados que dificultam a limpeza.

Higiene e conservação (Seiketsu)

Cria normas e padrões para manter o ambiente favorável à higiene e à conservação das práticas adotadas.

Autodisciplina (Shitsuke)

Tem a ver com a melhoria contínua, convertendo os demais sensos em hábitos que devem ser reforçados na gestão dos documentos e contratos da companhia.

Com as dicas acima, você vai aperfeiçoar o gerenciamento dos contratos e documentos que precisam ser armazenados. Assim, fica mais fácil melhorar suas análises sobre eles, especialmente com a ajuda das ferramentas tecnológicas. Portanto, aproveite para avaliar quais os contratos de logística são mais vantajosos, justos ou que trazem mais benefícios.